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Proceso de implantación del Sistema de Gestión Documental Quipux (SGDQ)

Para implantar el sistema Quipux se debe seguir los siguientes pasos:

  1. Remitir por parte de la máxima autoridad de la Insitución un oficio, dirigido al Subsecretario de Gobierno Electrónico, solicitando el uso del sistema, que incluya los datos de la Institución y la designación de un Administrador Institucional Quipux (AIQ), conforme al siguiente detalle:
    Datos de la institución
    Nombre
    Ruc
    Sigla
    Número telefónico
    Dirección
    Datos del Administrador Quipux
    Nombres y Apellidos
    Número de cédula
    Cargo
    Correo electrónico
    Número telefónico  y extensión
    Número celular.
  2. El AIQ debe participar obligatoriamente en los cursos de Bandeja de entrada, Bandeja de salida y Administración, con una duración total de 12 horas, cuyas fechas y horarios serán notificados por la Subsecretaría de Gobierno Electrónico, mediante correo electrónico.
  3. Cumplida  con las  capacitaciones, la SGE  mediante  el  Administrador Gubernamental Quipux (AGQ), creará  la institución, el usuario administrador y la plantilla de seguimiento en el ambiente de capacitación. Datos que serán remitidos al AIQ mediante un mensaje electrónico.
  4. El AIQ con la cuenta de usuario y contraseña suministrados, en el plazo de 15 días deberá realizar las actividades detalladas a continuación:
    • Parametrizar el SGDQ en ambiente de capacitación conforme los conocimientos adquiridos según la situación actual de la institución.
    • Capacitar a usuarios focales internos, quienes serán los responsables de la capacitación a usuarios finales, y en conjunto con el AIQ brindarán el soporte de primer nivel al personal de su institución.
    • Crear cuenta de correo electrónico institucional que servirá de soporte para los requerimientos de usuarios internos.
  5. Una vez realizada la parametrización del sistema y formación de usuarios finales,     en el ambiente de capacitación, se debe enviar un correo electrónico a soporte@administracionpublica.gob.ec, solicitando el paso al ambiente de producción.
  6. El AGQ revisará la parametrización, de acuerdo a la plantilla de seguimiento remitida con la cuenta de usuario en el paso 3, a fin de verificar el cumplimiento de las actividades solicitadas, para posteriormente aprobar el paso a  producción.
  7. El AIQ, con la cuenta de usuario y contraseña de producción, suministrada por el AGQ, deberá realizar las actividades detalladas a continuación:
    • Parametrizar el SGDQ en ambiente de producción.
    • Dar a conocer a los usuarios internos el correo electrónico de la mesa de ayuda       de la institución, a fin de brindar soporte de primer nivel
    • Reportar al correo electrónico soporte@administracionpublica.gob.ec, inconvenientes o dificultades que no han podido ser resueltas mediante soporte de primer nivel.

Parametrización del sistema aquí

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